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Automatisierung durch EDI bei Oatsome

Automatisierung durch EDI bei Oatsome

Über Oatsome

Die Oatsome GmbH ist ein modernes Lebensmittelunternehmen mit einem großen Fokus auf technologiegestützte Prozesse. Oatsome vertreibt gesunde und natürliche Lebensmittel wie Smoothie Bowls im eigenen Onlineshop unter www.oatsome.de und im stationären Handel. Mittlerweile arbeiten über 60 Mitarbeiter:innen im Unternehmen.

Wie zwei Informatiker ein Food-Tech Startup aufbauten

Oatsome wurde 2017 von Tim Horn und Philipp Reif gegründet, die nach einer Lösung gesucht hatten, eine natürliche und ausgewogene Ernährung in den oft stressigen Alltag ohne viel Aufwand zu integrieren.

“Tim und ich haben uns beide eigentlich schon immer für Ernährung interessiert. Da wir während des Studiums und auch später dann, als wir angefangen hatten zu arbeiten, recht viel Sport getrieben haben, war eine gesunde Ernährung Voraussetzung dafür, genug Energie für den Alltag zu haben.” - Philipp Reif, Mitgründer
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Durch ihren Hintergrund in Wirtschaftsinformatik waren technologiegestützte Prozesse und Automatisierung gleich von Anfang an ein wichtiger Bestandteil beim Aufbau ihrer Firma.

Angefangen mit ihrem eigenen Online-Shop, konnten sie mit Hilfe von moderner Shop-Software (Shopify) ihre Prozesse gut automatisieren und mit einem vergleichsweise geringen operativen Aufwand mittlerweile über 500.000 Kund:innen beliefern.

Um noch mehr Kund:innen mit ihren Produkten zu erreichen, führt wie so oft in der Lebensmittelindustrie kein Weg am stationären Handel vorbei, weshalb sie bereits in großen Ketten wie dm, Kaufland und Globus vertreten sind. Allerdings agieren Einzelhandel und e-Commerce mit unterschiedlichen technischen Standards, was zu Herausforderungen führt.

Problem: Stationärer Handel nutzt altmodische Systeme

Der stationäre Handel bietet für Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine oft nur Übertragungswege wie Fax, Post, Telefon, e-Mail, Web-Portale oder EDI an. Diese werden den technischen Standards moderner Daten- und Informationsübertragung nicht gerecht.

Moderne Lebensmittelfirmen wie Oatsome stellt dies vor große Herausforderungen, da sich diese Übertragungswege oft nicht gut automatisieren lassen. Das Resultat ist oft viel manuelle Arbeit, um Bestellungen von Händler:innen in das ERP System (Xentral) einzutragen oder Rechnungen und Lieferscheine manuell (teilweise postalisch) zu versenden. Allenfalls lässt sich die Übertragung dieser Handelsdokumente über EDI Schnittstellen automatisieren, was bisher jedoch mit teuren und langwierigen Integrationsprojekten verbunden war.

Lösung: Automatisierung mit sento in 7 Tagen

Oatsome hat das Problem allerdings früh erkannt und schnell nach einer Lösung gesucht, die diesen Prozess automatisiert, bevor manuelle Prozesse mit Händlern die operativen Mitarbeiter zu stark belastet haben. Aufgrund ihres starken Wachstums war es dem Team von Oatsome besonders wichtig, dass die Anbindung an Händler in keinem langen Integrationsprojekt endet, das viele Ressourcen der Mitarbeiter beansprucht. Deswegen nutzt Oatsome sento, da sento bereits alle wichtigen EDI Schnittstellen der Handelsketten integriert hat.

“Durch bereits bestehende Integrationen mit unserem ERP System und zu unseren Händler:innen, hat sento uns innerhalb einer Woche an alle Retail-Kunden angebunden. Das Resultat ist ein vollständig automatisierter order-to-cash Prozess” - João Ferreira, Head of IT

Mit sento werden Bestellung automatisch vom Handel direkt im ERP empfangen, ohne dass hierbei Anpassungen gemacht werden müssen. Genauso können Rechnungen und Lieferscheine mit einem Klick in Xentral direkt an Händler:innen verschickt werden. Somit fällt das manuelle Eintragen von Bestellungen oder aufwendige Verschicken von Rechnungen komplett weg und erlaubt es dem Team weiterhin zu skalieren.

Wichtigste Oatsome Anbindungen:

  • dm
  • Kaufland
  • Markant

Software im Einsatz:

  • Shopify (Shopsystem)
  • Xentral (ERP / Buchaltung)
  • sento.io (Integrationsplatform)

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